會(huì)議可以用于主要會(huì)議以使內(nèi)容得以深入討論，也可以用于內(nèi)部活動(dòng)以就某個(gè)新問(wèn)題的組織立場(chǎng)達(dá)成共識(shí)，或是確認(rèn)需要發(fā)展與支持的領(lǐng)域。如果組織得好，會(huì)議將得以順利進(jìn)行，最后的結(jié)論性討論將比所有其他會(huì)議部分都好。但是如果組織不好，就會(huì)失敗。

1、在整個(gè)會(huì)議中最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候安排會(huì)議

通常，第一位主要發(fā)言人發(fā)言后比較合適。因?yàn)檫@時(shí)與會(huì)者應(yīng)當(dāng)正滿懷希望——現(xiàn)在他們有了個(gè)共享知識(shí)平臺(tái)，而且正受到鼓舞，想在這個(gè)問(wèn)題上發(fā)言以占有一席之地。

2、確保這個(gè)議程的時(shí)間長(zhǎng)度合適

如果時(shí)間太短，與會(huì)者也許才剛開(kāi)始涉及問(wèn)題。如果時(shí)間太長(zhǎng)，與會(huì)者也許會(huì)覺(jué)得進(jìn)展過(guò)于緩慢，時(shí)間都浪費(fèi)掉了。時(shí)間要不長(zhǎng)也不短，恰到好處!

3、考慮多少人參加最合適

只有在有足夠的人出席，發(fā)表代表性意見(jiàn)成為可能時(shí)，此會(huì)議才會(huì)最有效。反之，過(guò)多的人參加會(huì)議會(huì)使議程形式化，許多人也許會(huì)覺(jué)得他們沒(méi)有機(jī)會(huì)去發(fā)表自己的看法。

4、明確會(huì)議目標(biāo)

為每位會(huì)議代表在他們的文件袋中準(zhǔn)備一份活動(dòng)清崴指出您希望他們討論什么，將以何種形式匯報(bào)既定討論結(jié)果。

5、提供必要的設(shè)備

應(yīng)當(dāng)各有活頁(yè)紙、紙夾、拍紙簿、鋼筆，也許還應(yīng)當(dāng)各有投影儀(還要記得準(zhǔn)備空白幻燈片)或是錄機(jī)。

6、安排一位主席或是總結(jié)發(fā)言人來(lái)掌控全程

最好是能預(yù)先指定人選。這樣可以節(jié)省時(shí)間，因?yàn)槿绻c會(huì)者并沒(méi)有事先對(duì)哪位來(lái)承擔(dān)這個(gè)任務(wù)達(dá)成共識(shí)(如果與會(huì)者互不相識(shí)，任務(wù)就更艱巨了)，將浪費(fèi)許多寶貴的時(shí)間。如果您已經(jīng)知道某人有能力做主席、已經(jīng)被事先通知、并且同意承擔(dān)這項(xiàng)任務(wù)，您也可以有把握組織好會(huì)議。主席的任務(wù)就是要保證討論不脫離正題，能夠達(dá)到會(huì)議目標(biāo)的要求?？偨Y(jié)發(fā)言人的工作是總結(jié)討論的結(jié)果，按照要求以口述或是書(shū)面形式(也許兩種形式都需要)來(lái)演示成果。

7、用一些刺激手段來(lái)引發(fā)討論，例如一小段錄像

用些這類的刺激性手段將幫助與會(huì)者打破沉默(他們也許以前互不相識(shí))，縮小討論范圍，激發(fā)成員發(fā)表各自的觀點(diǎn)。房間布置要保證能夠進(jìn)行最大規(guī)模的討論。成排布置的演講室將不會(huì)達(dá)到您希望達(dá)到的互動(dòng)效果。以馬蹄型圍坐或是以環(huán)型圍坐都會(huì)對(duì)與會(huì)者有所鼓勵(lì)，使他們覺(jué)得受到了平等的對(duì)待。

8、使討論結(jié)果有機(jī)會(huì)得以反饋

全體會(huì)議中較傳統(tǒng)的反饋方式是由匯報(bào)者發(fā)言。然而，如果組織不好，結(jié)果將相當(dāng)乏味。此如說(shuō)，令人失望的發(fā)言人長(zhǎng)篇累牘地匯報(bào)他們的發(fā)現(xiàn)——通常只是他們自己的意見(jiàn)而不是整個(gè)工作組的意見(jiàn)。有下列方法可供選擇：——規(guī)定與會(huì)者將個(gè)人想法寫(xiě)在活頁(yè)紙或是系列拍紙簿上，以供檢查（要說(shuō)明張貼的地點(diǎn))；——只對(duì)有限的問(wèn)題面向全體進(jìn)行總結(jié)匯報(bào)(也許僅就一個(gè)話題)；——會(huì)后提交包含討論結(jié)果的文章，或是可能有會(huì)議網(wǎng)站能提供論土來(lái)鼓勵(lì)與會(huì)者，使他們能夠持續(xù)討論。