年會(huì)策劃首先要準(zhǔn)備的工作：確定年會(huì)參與群體。一般而言，大部分企業(yè)的年會(huì)受眾是以企業(yè)內(nèi)部員工為主；大型企業(yè)也會(huì)帶有對(duì)外性質(zhì)，邀請(qǐng)客戶、政府、合作伙伴等參加，作為客戶答謝的品牌文化活動(dòng)。可見，年會(huì)的目的決定了受眾群的偏重。受眾群體決定了年會(huì)的名稱：年終答謝會(huì)、年度盛會(huì)、主題年會(huì)等。
企業(yè)年會(huì)需要確定年會(huì)目的
增強(qiáng)員工歸屬感、凝聚力、深化內(nèi)部溝通、促進(jìn)戰(zhàn)略分享、增進(jìn)目標(biāo)認(rèn)同，匯報(bào)全年的企業(yè)業(yè)績(jī)并制定目標(biāo)，等等。小的團(tuán)隊(duì)通常會(huì)通過辦些小型音樂會(huì)等較有創(chuàng)意的活動(dòng)，但幾百人的團(tuán)隊(duì)或員工遍布在全國(guó)各個(gè)區(qū)域，那么年會(huì)就是一次大家相互進(jìn)一步認(rèn)識(shí)，交流感情，展示自我的好機(jī)會(huì)。所以較大的團(tuán)隊(duì)通常會(huì)采用會(huì)議（白天，用于總結(jié)分享）＋晚宴（用于聚會(huì)）的方式作為年會(huì)的主旋律。
企業(yè)年會(huì)需要確定年會(huì)主題
以企業(yè)文化入手，從企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)入手，從行業(yè)背景入手，等等，例如不忘初心、砥礪前行，二次創(chuàng)業(yè)新征程、乘風(fēng)破浪耀南亞，這個(gè)冬天、我們?cè)谝黄?，這三個(gè)主題依次對(duì)應(yīng)以上的三個(gè)角度。如果每年的年會(huì)能在往年的年會(huì)主題的基礎(chǔ)在寓意上有遞進(jìn)，那就更好了，也可以參考2B行業(yè)大B企業(yè)每年峰會(huì)的主題演變找些感覺。
企業(yè)年會(huì)需要確定會(huì)議預(yù)算
通常每年年會(huì)的人均預(yù)算，會(huì)參照往年的費(fèi)用，根據(jù)今年業(yè)績(jī)進(jìn)行正向或反向的調(diào)整。有了預(yù)算，就好確定年會(huì)地點(diǎn)、酒店標(biāo)準(zhǔn)、禮品這些費(fèi)用大頭，以及年會(huì)的為期時(shí)間，全國(guó)性的企業(yè)還會(huì)涉及各區(qū)一起辦還是分開辦，這里的交通費(fèi)用也占了總體預(yù)算的大頭。
企業(yè)年會(huì)需要確定時(shí)間
越早確定，準(zhǔn)備的時(shí)間越充分，越能對(duì)會(huì)議細(xì)節(jié)處理好。當(dāng)然了，準(zhǔn)備年會(huì)之外，每個(gè)人都有自己日常的工作。所以成立一個(gè)年會(huì)工作小組非常有必要，便于分工和執(zhí)行，這個(gè)在第二步年會(huì)策劃中會(huì)詳細(xì)展開。
年會(huì)是一個(gè)系統(tǒng)工程，可以用到項(xiàng)目管理的方法。
年會(huì)策劃的重點(diǎn)
首先需要建立一個(gè)年會(huì)工作小組。
顧問組：將公司高層納入顧問組，因?yàn)槟陼?huì)的目的之一是增強(qiáng)員工歸屬感、凝聚力、匯報(bào)全年業(yè)績(jī)展望來年，積極采納管理層的建議，有助于幫你實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的；
組長(zhǎng)：對(duì)整個(gè)年會(huì)負(fù)責(zé)，包括人員分工，顧問組溝通，資源總協(xié)調(diào)等；
副組長(zhǎng)：2-3名，分別管理各個(gè)執(zhí)行小組；
設(shè)計(jì)組（邀請(qǐng)函、年會(huì)背景板、主題圖的設(shè)計(jì)）
采購(gòu)組（含場(chǎng)地、交通、禮品、各類物料等）
線上營(yíng)銷組（營(yíng)銷創(chuàng)意、文案等）
溝通協(xié)調(diào)組（各個(gè)部門或區(qū)域的協(xié)調(diào)溝通人員）
會(huì)議組（確定會(huì)議內(nèi)容，分享人員、順序、分享主題、時(shí)間等）
節(jié)目組（節(jié)目足夠精彩，回憶才會(huì)夠濃）
... 根據(jù)會(huì)議組織的復(fù)雜程度，可以再細(xì)分。
這里著重提下協(xié)調(diào)溝通組，如果公司規(guī)模較大，員工分布在全國(guó)各地，那么在各個(gè)區(qū)域或部門找到一位溝通協(xié)調(diào)人員對(duì)年會(huì)準(zhǔn)備的效率非常有幫助，年會(huì)信息的傳達(dá)，員工信息的搜集才能進(jìn)行的有條不紊。
列一份年會(huì)項(xiàng)目準(zhǔn)備表。
從員工定機(jī)票、火車票開始，到落地接機(jī)、接車，直到送員工安全返程，每個(gè)環(huán)節(jié)、相應(yīng)的事宜、對(duì)應(yīng)的跟進(jìn)表單、備注、負(fù)責(zé)人、目標(biāo)完成時(shí)間、完成程度，等等。對(duì)年會(huì)的整個(gè)議程了然于心。
