在創(chuàng)建一項活動的過程中，一個關鍵的要素是理解該活動所處的環(huán)境。而活動的舉行所面臨的各種處境將是它能否勝利的決議性條件。為了理解這些處境，我們必需首先明白誰是那些活動中的主要角色――利益相關者，以及那些被活動的舉行所影響的人和組織。

接下來，我們必需精確理解這些主要角色的訴求――他們各自希望在活動中得到什么，以及那些最可能影響他們對活動的覺得的要素。一旦我們理解了活動所處的環(huán)境，他們就能在活動的創(chuàng)新、成型以及運營過程中處于最佳的位置，并使活動到達最佳結果。一句話，只要不時地停止換位考慮，并讓各參與者得到利益，這樣的活動才是好的活動。

那些與活動的結果有合法的利益關系的個人和組織被稱為活動的利益相關者。一個勝利的活動運營公司必需能區(qū)分誰是活動的利益相關者以及他們各自由活動中的需求，要判別他們的各自需求能否有堆疊和抵觸的中央。而一項活動的勝利與否取決于活動經理人如何均衡利益相關者們的訴求、希冀、和利益之間的抵觸。

活動與各主要利益相關者之間的關系：

活動組織機構――提供活動的管理，經過活動達成各項任務。

活動舉行地――提供活動的外部環(huán)境，承受活動所帶來的各種影響。

資助商――提供資金或實物，得到市場的品牌認同。

媒體――擔任活動的推行，得到活動的宣傳內容或廣告收入。

工作人員――為活動付出勞動和支持，得到薪酬或獎勵。

活動的參與者和觀眾――提供參與和支持，從活動得到文娛或獎勵。

各主要利益相關者的詳細剖析：

活動組織機構

政府

政府舉行活動是有許多緣由的，包括：社會、文化、旅游、和經濟的利益驅動。而其中一些政府部門存在的功用之一就是要舉行活動，如：旅游部門、文化和體育部門等。

公司

公司對活動的介入是水平不同的，有的是經過資助活動來向市場推行他們的產品和效勞;有的是經過和政府合辦活動來到達獲取政府資源等等綜合的目的;有的公司則為本人量身定做特地的活動來發(fā)布新產品、增加銷售、并強化公司形象;當然還有些公司，他們的生意內容就是活動運營，如演出商、體育推行公司、會展公司等。

社區(qū)、社團

效勞于本社區(qū)、社團多種多樣的興味和需求，如本地體育活動、社區(qū)慈悲捐助會、汽車俱樂部聚會、本地藝術制品展等等。

活動組織機構的類型

活動的主辦方是政府、公司、還是社區(qū)或社團，將決議活動組織機構的性質。假如主辦方是政府、企業(yè)、或行業(yè)協(xié)會，活動的運營將由他們的雇員或者專業(yè)的活動運營公司來完成;假如主辦方是社區(qū)或社團，活動的舉行將最可能由意愿者來完成。

活動舉行地

活動舉行地的心態(tài)、需求、興奮點將決議地對活動作風和時髦的承受水平。而當前對活動舉行地影響最大的一股新的力氣是全球化和新科技。全球化和新科技的分離讓這個世界看上去更小、更復雜了。這一過程則由于媒體技術的開展而加快，這股力氣能把那些不同尋常的本地活動帶到世界觀眾的面前。全球化和新技術對活動將來的影響包括：

機遇將會喜愛那些能充沛應用全球化和新技術條件下的工具和環(huán)境，同時堅持舉行地的共同性，并表達本人的特別訴求的活動。

全球化將給活動，特別是公司活動的產品和市場，帶來“規(guī)范化”。

專業(yè)的活動運營公司將有可能把好的活動及其形式快速擴張，在大幅進步勞動消費率的狀況下，能做到同時操控好幾個活動的運轉。

資助商

近20年來，活動資助大幅進步，同時資助商對資助的見地也大有改動。許多大資助商已從過去僅僅把活動資助看成是博取社會好感的公關工具，變成把活動資助當作市場營銷組合拳中的重要組成局部。

媒體

能夠說，媒體的反動帶來了活動的反動?；顒釉诂F(xiàn)代媒體上的存在至少與它的現(xiàn)場存在一樣有力，以至更有力。活動的現(xiàn)場觀眾與它的電視觀眾相比可能相得益彰，以至疏忽不計，由于有些活動就是為電視觀眾特地打造的。從媒體資助與媒體給付的轉播報道權費中，活動收益良多。經過媒體的宣傳推行，活動的商業(yè)資助商得到了更多的價值報答。當然，媒體也經常直接影響著活動的創(chuàng)意和執(zhí)行，同時也深入地影響著活動與它的現(xiàn)場觀眾之間的關系。迄今為止，體育競賽是媒體和活動互相作用中的最大贏家，也是最大輸家。

工作人員

活動的另一個重要的利益相關者是為活動的執(zhí)行而組成的團隊。為使活動的運轉實在有效，活動的視野和理念必需為團隊的一切成員所共享，從項目擔任人、藝人、和企宣人員，到舞臺監(jiān)視、普通職員、門衛(wèi)、清潔工，都要統(tǒng)一思想。無論活動的大小，活動的團隊就是活動的臉面，每個團隊成員都將關系到活動舉行的成敗。

團隊中的關鍵人物是項目擔任人。最富有效率的項目擔任人是充溢生機的指導者，他們有才能鼓舞、激起別人，使活動的目的成為全體團隊成員的目的，并加以完成。普通的項目擔任人只是忙于處理問題，而優(yōu)秀的項目擔任人卻懂得如何煽動別人想方設法地去完成目的。

大多數(shù)的人參與活動的總體感受是好的，但總是會受一些細節(jié)問題的攪擾。處理這種問題的辦法有多個，不過團隊的選擇和管理總是其中的關鍵。在團隊管理方面，美國迪斯尼樂園的一個做法是：公司每天都會在公告欄中勸誡一切員工，消費者可能在他們的這終身中只造訪一次迪斯尼，但是他們這一次訪問的閱歷所留下的印象將會永遠保存下去。

活動的參與者和觀眾

參與者和觀眾的主要關注點是：活動的內容、地點、物質供給和運轉。抵達現(xiàn)場的便利度、節(jié)目的精彩度、食物和飲料的取得、效勞設備的運用、進出場地的便利度等等，都會影響到他們的享用和溫馨水平。當然，那些不可控的要素，如，他們所支持的球隊是贏是輸，以及其它的境遇，都會影響他們對活動能否勝利的判別。其次，如能否有時機與明星互動、在活動中開展社會關系的時機、公司接待和所持票的座位晉級的時機等等，也都會影響到他們對活動舉行的總體評價。